Wie führen wir unsere Mitgliederversammlung trotz Corona online durch?
„Sehr geehrte Damen und Herren,
wir wollen unsere diesjährige Mitgliederversammlung online veranstalten. Dabei würden wir am liebsten auf die Verwendung von Microsoft Teams als Meeting-Tool zurückgreifen. Können Sie uns bei der Vorbereitung auf eine reibungslose Online-Mitgliederversammlung helfen?“
Als Microsoft Spezialist haben uns Anfragen wie diese in den letzten Wochen häufig erreicht. Wir haben die Tipps und Anwendungsempfehlungen für die Planung und Durchführung eines virtuellen Events, das die Anforderungen von Vereinen erfüllt, hier zusammengetragen.
Dank des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19 Pandemie können Vereine aufgrund der aktuellen Lage ihre Mitgliederversammlung online durchführen. Das Gesetz sieht vor, dass virtuelle Mitgliederversammlungen bis zum 31.12.2021 auch ohne Satzungsgrundlage durchgeführt werden können. In Online-Mitgliederversammlungen kann alles beschlossen werden, was im Rahmen einer normalen Mitgliederversammlung möglich wäre. Vereinsmitglieder können mithilfe eines Videokonferenztools teilnehmen und so ihr Stimmrecht ausüben.
Welches Meeting-Tool bietet sich für eine virtuelle Mitgliederversammlung an?
Mit den richtigen Tools können alle Vereinsmitglieder erreicht und in einer Versammlung mit einbezogen werden – und zwar dort, wo sie gerade sind. Bei der großen Auswahl an Videokonferenz-Anbietern kann man leicht den Überblick verlieren. Stiftung Warentest hat die Anbieter von Videochats im Mai 2020 auf den Prüfstand gestellt – Mit der Gesamtnote 2,0 sicherte Microsoft Teams sich den ersten Platz. Alle Details zum Test lassen sich online nachlesen.
Neben Teams gibt es noch eine Handvoll andere geeignete Online-Konferenzsysteme, auf die wir hier nicht im Detail eingehen. Um das für Sie am besten geeignete Tool zu finden, werfen Sie einen Blick auf Ihre Anforderungen an die Mitgliederversammlung. Je nachdem, was bei der Versammlung geplant ist, sollten Sie Ihre Wahl treffen. Eine erste Hilfe kann Ihnen die folgende Vergleichstabelle bieten (Stand aus Dezember 2020):
Die virtuelle Mitgliederversammlung im Verein
Microsoft Teams hat viele Funktionen. Einen guten Einblick in den Funktionsumfang der Kollaborationsplattform können Sie hier gewinnen. Im Folgenden gehen wir darauf ein, wie Teams Sie bei der Durchführung einer virtuellen Mitgliederversammlung unterstützen kann.
Moderation der Versammlung
Für Ihre Online-Mitgliederversammlung mit Microsoft Teams haben Sie zwei Rollen zur Auswahl, die Sie auf die eingeladenen Gäste verteilen können: Referent und Teilnehmer. Referenten haben die gleichen Berechtigungen wie der Organisator selbst. Teilnehmer können nur auf einen Teil der Funktionen zurückgreifen, was ein Meeting mit hoher Teilnehmerzahl angenehmer macht. So können sie beispielsweise die Hand heben, um die Aufmerksamkeit des Referenten zu erhalten ohne die Besprechung zu unterbrechen.
Die Funktionen und Rollen von Moderator und Teilnehmer bei Microsoft Teams
Um die Rollen zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Besprechungseinladung senden. Wenn Sie dies getan haben, können Sie im Termin selbst die Besprechungsoptionen auswählen und anpassen.
Screenshot Besprechungsoptionen: Hier können Sie bei der Auswahl ‚Wer kann präsentieren?‘ festlegen, wer die Moderationsrechte zugewiesen bekommt. Auch die Einstellungen zum Wartebereich finden Sie hier.
Wartebereich einrichten
Für die Gäste der Versammlung kann ein Wartebereich eingerichtet werden. Die Festlegung der Wartebereich-Optionen erfolgt auch über den Link Besprechungsoptionen im Outlook Termin.
Abstimmungen können mit Microsoft Forms leicht in den Besprechungschat integriert werden.
Mit der nahtlosen Zusammenarbeit von Microsoft Teams mit Microsoft Forms können Sie Umfragen einfach erstellen und diese in den Besprechungschat posten/einbinden. Alle Referenten können Umfragen aufsetzen und während der Besprechung starten. In den Einstellungen wird festgelegt, ob mehrere Antworten zugelassen werden, ob das Ergebnis nach der Abstimmung automatisch freigeben wird und und/oder ob die Abstimmung anonym ist. Nach Abschluss der Umfrage, können Sie die Ergebnisse exportieren.
Bei Microsoft Teams können Sie über die drei Punkte in einem Chat die Erweiterung Microsoft Forms zu der App hinzufügen. Während der Online-Mitgliederversammlung, klicken Sie auf das Forms-Symbol in Ihrem Besprechungschat. Im Anschluss können Frage-und Antwortoptionen hinzugefügt werden.
Auch Polly, eine mit Microsoft Teams kompatible App, kann Umfragen direkt in die Besprechung an alle Teilnehmer senden.
Zudem bietet das Feature Hand heben eine einfache und schnelle Möglichkeit, eine offene Umfrage unter den Sitzungsteilnehmern durchzuführen. Abstimmungen lassen sich auch auf externen Websites, beispielsweise Doodle (allerdings nicht anonym), oder bei dem darauf spezialisierten Quizzbox organisieren. Den Link zur Umfrage können Sie nach Beginn des Meetings in den Konferenz-Chat teilen, wo jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin ihn findet.
Einladungen versenden
Bei der Einladung zu der Mitgliederversammlung unterstützt Microsoft Teams, indem ein direkter Link inklusive Kalendereintrag generiert wird.
Protokollierung der Online-Mitgliederversammlung
Im Prinzip können Sie Ihre Mitgliederversammlung so protokollieren, wie Sie es bei einer Präsenzversammlung machen würden. In den Besprechungsnotizen kann ein Versammlungsprotokoll angefertigt werden, welches jeder Teilnehmer in der Besprechung und auch danach noch sehen kann. Während der Besprechung gibt es außerdem die Möglichkeit, das Meeting für Dokumentationszwecke aufzuzeichnen und im Nachhinein bei Microsoft Stream der gewünschten Zielgruppe zur Verfügung zu stellen. Im besten Falle fragen Sie die Teilnehmer vorab, ob eine Aufzeichnung für alle in Ordnung ist.
Als Moderator des Teams Meetings können Sie eine Liste mit allen Anwesenden der Besprechung exportieren. Die CSV-Datei enthält den Namen sowie die Ein- und Austrittszeiten der Besprechungsteilnehmer.
Breakout Rooms
Microsoft Teams Breakout Rooms ermöglichen es den Organisatoren, große Meeting-Gruppen in kleinere Sessions aufzuteilen. Die Funktion wird gegen Ende des Jahres 2020 erwartet.
Per Desktop-, Handy-App oder Telefon an dem Meeting teilnehmen
Die Teilnehmer*innen können entweder über die Teams-App auf dem Desktop oder mobil zugreifen, um an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Darüber hinaus wird eine Einwahlnummer für Mitglieder mit unregelmäßiger Internetverbindung bereitgestellt.
Weitere Informationen: Non-Profit-Angebote für Microsoft 365 und Office 365
Berechtigte gemeinnützige Organisationen erhalten einen deutlichen Preisnachlass für Microsoft 365 und Office 365 Lizenzen.
Wir beraten Sie gern zu den Angeboten von Microsoft für Vereine und gemeinnützige Organisationen. Kontaktieren Sie uns!
